ROI skaičiavimas: kada automatizacija naudinga?
Konkretūs skaičiai ir formulės, padedančios išsiaiškinti, ar automatizacija atsipirks jūsų organizacijoje per realistinį laiką.
Kodėl ROI skaičiavimas yra svarbus?
Vienas iš dažniausių klausimų, kurį girdi iš vadybininkų: "Kiek kainuos automatizacija ir kada ji atsipirks?" Tai tinklas klausimas. Daugelis įmonių pražiopsoja automatizacijos galimybes, nes nebežino, kaip apskaičiuoti realinius atsiskaitymus.
Tiesa, skaičiavimai gali atrodyti sudėtingi. Bet jei žinote pagrindinius veiksnius ir formulę, viskas tampa aiški. Šis straipsnis jums padės suprasti, kada automatizacija tikrai naudinga ir kaip apskaičiuoti, kiek pinigų ji gali sutaupyti.
Pagrindinė formulė
ROI = (Gautos naudos – Investicijos suma) / Investicijos suma 100%
Jei rezultatas teigiamas – automatizacija atsipirks. Jei ROI didesnis nei 50% per pirmus metus – tai puiki investicija.
Kokios naudos duoda automatizacija?
Prieš pradedant skaičiuoti, reikia suprasti, iš kur gaunamos naudos. Pirkimo automatizacija sutaupo laiką ir pinigus keliose srityse.
Laiko sutaupymas
Darbuotojai neberedaguoja sąmatų rankomis. Automatinis patvirtinimas sumažina laiką nuo užsakymo iki pristatymo iki 30-40%.
Klaidų mažėjimas
Žmogiškos klaidos sumažėja iki 95%. Tai reiškia mažiau grąžinimų ir ginčų su tiekėjais.
Geresnės kainos
Geriau organizuoti pirkimai leidžia derėtis su tiekėjais. Vidutinė sutaupymo norma 8-15% už prekes.
Praktinis skaičiavimo pavyzdys
Tarkime, jūs mažoje įmonėje turite 3 žmones, dirbusius pirkimo skyriuje. Jie sutvarko 2000 užsakymų per metus. Kiekvienas užsakymas užtrunka vidutiniškai 20 minučių ranka redaguoti.
Bendra esamų išlaidos per metus: 2000 užsakymų 20 minučių = 40 000 minučių = 667 darbo valandų = apie 20 000 (3 darbuotojų atlygis)
Automatizacijos kainos: Programa kainuoja 8000 per metus + 3000 diegimo kaštai = 11 000 pirmiems metams
Sutaupos per metus: 90% laiko sutaupymas = 18 000 + 12% nuolaidos nuo tiekėjų = 2400 + mažiau klaidų = 1600. Iš viso: 22 000
ROI = (22 000 – 11 000) / 11 000 100% = 100%
Rezultatas: jūs atsiskaitysite per vienus metus ir iš karto pradėsite uždirbti. Iš antrų metų naudos bus beveik visos (tik programos kaina, ~8000).
Kokie veiksniai veikia ROI?
Ne visos organizacijos gauna vienodą naudą. Tai priklauso nuo kelių veiksnių, kuriuos reikia žinoti prieš investuojant.
Jūsų dabartinis apimtis
Mažos įmonės (< 500 užsakymų per metus) gauna 60-80% ROI. Didelės įmonės (> 5000 užsakymų) gauna 150-200% ROI, nes automatizacija labiau sumažina laiko sąnaudas.
Darbuotojų atlygis
Jei atlygis yra žemesnis, ROI bus mažesnis. Bet netgi 8 eurų/valandą atlygiu, automatizacija duoda grąžą per 18-24 mėnesius.
Integracijos sėkmė
Jei sistema gerai integruota su jūsų esamomis programomis, naudos padidėja 30-40%. Blogos integracijos sumažina naudą iki 20%.
Išmokymo laikas
Jei darbuotojai greitai išmoksta naują sistemą, ROI auga greičiau. Vidutiniškai išmokimas užtrunka 2-4 savaites.
Laiko grafikas: kada tikėtis rezultatų?
ROI neatranda iš karto. Tai gradualus procesas, kuris priklauso nuo jūsų pasiruošimo ir sistemos sudėtingumo.
Įdiegimas ir mokymas
Sistema diegiama, darbuotojai mokomi. Šiuo laikotarpiu produktyvumas gali net sumažėti 10-20%, nes žmonės paprasta. Tai normalus procesas.
Pradinis grąžinimas
Darbuotojai įpratę prie sistemos. Pradedate matyti pirmąsias sutaupas. Vidutiniškai šiame etape ROI yra 20-30%. Laiko sutaupymas yra labai pastebimas.
Pilnas grąžinimas
Sistema veikia visapusiškai. Laiko sutaupymas maksimalus. ROI pasiekia 80-100%. Daugelyje atvejų šiame etape investicija jau atsipirko.
Grynoji nauda
Visi kaštai atsipirko. Nuo šio momento kiekvienas eurtas – gryna nauda. ROI didėja eksponentiškai, nes kaštai lieka tik sistemos palaikymas (~8000/metus).
Rizikos, kurias reikia žinoti
Automatizacija nėra garantuota nauda. Kai kurie veiksniai gali sumažinti ar net panaikinti ROI. Štai jų svarbiausios.
Nepakankama paruoša
Jei darbuotojai nesutinka su pokyčiais arba nėra gerai mokomi, sistema nepavaldžiai naudojama. Tai gali sumažinti naudą iki 50%. Todėl reikalinga gera komunikacija ir mokymas.
Technologinės problemos
Jei sistema nutrūksta arba turi klaidų, tai kainuoja laiko ir pinigų. Svarbu pasirinkti patikimą tiekėją ir turėti atsarginį planą.
Prastai nustatyti procesai
Jei jūsų pirkimo procesai nesustandartizuoti, automatizacija gali padidinti problemas. Reikia iš anksto nustatyti ir sutvarkyti savo procesus.
Apibendrinimas
ROI skaičiavimas nėra paslaptis. Jei žinote savo esamą laiko sąnaudas ir programos kainą, galite lengvai apskaičiuoti, kada automatizacija atsipirks. Daugeliui organizacijų ROI yra teigiamas per pirmuosius 12 mėnesių, o kai kuriose jis pasiekia 100-200%.
Svarbu nepamiršti: skaičiavimas yra tik pradžia. Tikras sėkmės raktas – gerą paruoša, darbuotojų mokymas ir pasirinkimas patikimo tiekėjo. Jei visa tai darite tinkamai, automatizacija gali tapti viena geriausių jūsų verslo investicijų.
Ar jūs netikinčiai dėl savo skaičiavimų? Tai normalu. Tiesą sakant, geriausias būdas suprasti naudą – paprašyti tiekėjo padaryti detalią analitinę ataskaitą konkrečiai jūsų organizacijai. Dauguma profesionalų paslaugų teikėjų tai gali padaryti nemokamai.
Norite nustatyti tikslią naudą savo organizacijai?
Naudokitės mūsų konsultacijomis ir gautą personalizuotą ROI analizę.
Susisiekite su mumisSvarbūs pastabos
Šiame straipsnyje pateikta informacija yra skirta švietimo tikslams. Faktinės naudos ir ROI gali skirtis priklausomai nuo jūsų konkrečios situacijos, organizacijos dydžio, turimos infrastruktūros ir kitų veiksnių. Šios skaičiuojamos vertės yra apytikslės ir remiasi bendromis industrijos prielaida. Prieš priimant investicinio sprendimo, rekomenduojame kreiptis į profesionalius konsultantus, kurie gali atlikti detalią jūsų konkrečios organizacijos analizę.
ProcureFlow Redakcinis Komitetas
Redakcinis Komitetas
Parengta ProcureFlow redakcinio komiteto, kurio tikslas – suteikti praktinės, lengvai suprantamos pagalbos pirkimo automatizavimo klausimais.
